您将了解到：一个企业所需要的有效数据归档策略规划工具及流程,是根据公司法规、数据管理以及存储管理需求共同决定的。下面是一则有关人们询问美国首任总统林肯究竟男人的腿该有多长的故事。在回忆录里我们看到：“只要能够着地面就好。”同样的道理，当我们面临归档数据需要存放多久这个问题的时候，相信答案也是类似的，“在需要的时候能取回来就好。”这段话的意思包含了有关数据归档程式的两个最核心的变量因素：时间以及可访问性。时间，或者更为准确的说法应该叫保留期限，是决定是否可以满足企业潜在归档需求的核心。数据保留时间的要求可以说是多种多样，通常取决于不同的应用。比如说，所有的企业都需要管理财经数据，通常会被要求保留七年或以上。人力资源相关数据需要被保留三年，但不同企业也会有不同的要求。医疗数据通常需要在患者的一生均要保留再加上七年，与核动力相关的数据则需要保留七十年甚至更久。有关究竟数据应该存放多久，有一个通用的答案：法规遵从。在大多数情况下，数据保留期限要求需要满足国家或者企业对数据保存时间的要求。一旦未满足这些要求将被法庭责罚。另外一个层面，超过了保留时间也会导致企业的法律声誉受到损害。
幸运或者不幸的是，大多数IT人员都没有学习法律的背景。因此，设立数据归档策略就是将这些数据归类然后设定一个保留周期。企业的法律顾问可以以此提供相关的参数作为参考。如果法律顾问无法就此作答，那么相应的数据负责人就需要提供相应建议，因为他们是最熟悉这些数据的人。有些时候，法律顾问和部门负责人不希望拍脑袋做决定。这种情况下，IT部门就不能猜。如果没有明确知道保留时间段，那么默认的就是永远。这对IT经理来说也是唯一的选择。归档在过去七年时间里都是以一种随意的方式被广泛使用。归档可以代指将不常被访问的数据迁移到高容量低成本或者分层存储上，也可代指备份到磁带后再导出到其它地方。企业不仅有数据保护策略，例如快照、复制以及备份，此外企业还有数据归档策略。不仅需要满足如上提到的保留周期要求还需要满足良好的性价比要求。满足这些不同的需求难免会带来复杂性，因此一个好的归档解决方案需要能提供必要应用颗粒度下的自动化的操作，同时确保对IT运营的影响最小。数据归档的好处IT部门通常愿意将归档作为应用相关加强的理由。具体说来，其带来的好处包含如下的几个方面：· 节约成本。数据归档很大程度上都与降低成本的话题密不可分。并且作为每GB存储所耗费的成本相关。许多厂商会提供整体拥有成本这样的分析。所有的诸如此类的分析都将产生一个正面的结果，其前提是同意有关数据输入及对该模型的假设。· 缩短备份窗口。即便是备份到磁盘上使用了数据压缩和重复数据删除技术，备份管理员往往会遇到备份窗口相关的压力，原因是数据增长实在是太快了，年增长率通常达到约50%甚至更多。因此备份完全没有改动的数据是没有必要的。归档可以从备份任务中剥离数十TB的数据甚至更多。· 法规遵从。正如前文提到的那样，政府要求以及法律规定是履行数据归档策略的重要因素之一。即要满足这样的要求，同时又要降低成本并不是一件容易的事情。· 知识保留。在当今大数据时代，企业越来越意识到海量数据分析的价值。意识到这点并非难事，但在如今的市场保持有竞争力的地位并非易事。· 提升的性能。通过减少需要管理的数据量，或者将非活跃数据从活跃数据中剥离出来，企业可能会看到系统性能的微弱提升。基于应用的归档产品则是为特定环境定制的产品，并且集如上优势于一身。SAP、email、Oracle应用都是很好的例子。基于应用的产品设计旨在以不损伤数据完整性的前提下了解应用本身的输入输出，这样可以实现数据的剥离。通用的归档设备通常无法胜任此任务。当应对整个系统的实施时也许会需要一系列基于特定应用的归档工具，仅靠单一的某个应用归档工具或者通用系统工具都无法全面的解决问题。
