免费试用
banner

学习Excel的科学之道

作者: afenxi来源: afenxi时间:2016-12-15 16:22:560

学好Excel需要多长时间?嗯...这个很难说,我身边有些人只花了三个月就把函数公式用的出神入化,也有人陆陆续续学了两三年也不太有成效。人和人之间,差别怎么就那么大呢?关键当然还是在学习方法上,找对科学有效的学习方法,这本身就是一项重要技能。在本书的开篇,我想以一个过来人的身份,首先跟大家聊一聊Excel的学习之道,分享一些心得体会。

1.1 确立目标和方向

在我的网站和微博当中经常会碰到陌生的朋友发来询问:

—— 我想要学习Excel,有什么书可以推荐?

每次收到这样的问题,我总是感到很为难。同样的问题,如果放到其他对象上面,您就会感觉到其中的恼人之处。例如:

—— 我想要学习英语,有什么书可以推荐?

想要学英语,是为了应付四六级考试、还是准备TOEFL&GRE?是为了日常工作交流、还是要查阅专业资料?是为了无障碍观看美剧、还是为了能在出国旅行时搭讪金发美女或帅哥……这些不同目标的差异性决定了学习方法和侧重方向的区别,这一点对于Excel也同样适用:

—— 您是为了什么目的而学习Excel?

如果是迫于工作压力,可以根据工作的专业背景有针对性的学习一些常用技巧,例如人力资源和行政方向的可以学习一些日期处理和字符处理的技巧;商品销售和库存管理方向的可以学一下透视表等便捷的统计工具;市场运营和数据分析方向的可以学习一下数据分析工具和图表的运用等等;

如果是希望提升效率,摆脱加班的命运,在一些常规技巧和工具之外,还可以多了解一些函数公式的高级用法甚至可以接触一下VBA和宏;

如果还只是学生,希望在踏入职场之前预先充个电,建议可以先粗略的了解一下Excel可以做什么以及这些功能的名称叫什么,以便将来碰到实际问题时能够快速的检索相关信息;

如果仅仅是因为个人爱好(别惊讶,真的有人好这口),那可以根据个人的性格特长来做选择:例如文艺青年可以考虑学习一下图表的美化设计,而逻辑控们可以去深入学习一下复杂的函数公式;

除非是学术研究或从事培训教学,否则很少有必要完整的系统性学习Excel。相反的,有选择有针对性的、与自身兴趣爱好相结合是更有效率也是更容易持久的学习方式。

学习Excel的科学之道-数据分析网1.2 别再为菜单而纠结

有一部分人对Excel心存畏惧,是因为一开始就被它庞大的菜单体系吓到了,想要操作一项功能,却可能半天找不到可以使用的菜单命令。这也造成了每次Excel版本升级以后,都会有相当一部人长时间的不适应感。

如果我们能够从Excel软件设计的角度出发来观察,也许就会看到另一个不同的世界。

1.2.1 找准对象

Excel和其他许多应用软件一样,都有一个共同的特点:大部分的操作都是基于特定的对象来进行的,而这个“对象”通常就是在软件中当前所选中的目标,它也许是一个单元格,也可能是一组单元格范围;也许是编辑栏里的一串文字,也可能是某个工作表的名称;也许是一幅图表,也可能只是图表中的某个标签——只有先找准合适的对象,才能有后续操作的基础。所以,“找不到对象”搁在哪儿都是一件麻烦事。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑1 找不到对象

忽视对象的后果很严重,并非耸人听闻,甚至有些菜单命令只有在选中特定对象的前提下才会显现出来。听上去很魔幻?这其实就是从Excel 2007版中开始引入的“上下文菜单”机制。

例如【数据透视表工具】选项卡就是一个上下文选项卡(图 2‑2)。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑2 【数据透视表工具】上下文选项卡

类似的还有【图表工具】选项卡(图 2‑3)和【迷你图工具】选项卡(图 2‑4):

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑3 【图表工具】上下文选项卡

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑4 【迷你图工具】上下文选项卡

这类选项卡工具栏在常规状态下并不在菜单功能区上显示,只有在Excel中选定数据透视表、图表或迷你图[1]单元格等特定对象时,才会显现出对应的选项卡工具栏,这上面的菜单命令也是与特定对象紧密相关的操作命令。这就好像一个自动感应装置,只有选对了地方,才会朝你露出真容。

所以,下回如果身边有人嚷嚷着找不到命令菜单了,不妨善意的提醒一下人家:您有对象了吗?

小提示:使用【插入】选项卡中的命令所创建的对象,几乎都带有此类上下文选项卡。

1.2.2 活用右键

在选定目标对象以后,根据软件设计中的就近原则,针对此对象的常规操作通常都能在对象附近找到。“右键菜单”就是这样一种比上下文选项卡距离更近的快捷菜单呼叫系统,招之即来挥之即去,这也是通行于当今大部分软件中的标准配置。

右键菜单上所显示的命令,通常都会包含对当前对象基本的属性[2]设置和操作方法[3]。例如图 2‑5显示了选定单元格对象时的右键菜单,其中的【设置单元格格式】命令可以编辑单元格对象的属性,而【剪切】、【复制】、【删除】、【筛选】、【排序】等命令则是单元格对象可以执行的操作方法。属性和方法虽然是编程范畴的概念,但在这里却能够很好的阐释软件运作的本质。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑5单元格对象的右键菜单

右键菜单的命令都是针对选定对象的相关设置或操作,因此根据选定对象的不同,右键菜单上的命令条目也会有所区别,这一点在图表对象上体现得更加显著,例如在选中图表中的图例、数据系列以及数据标签时都会有不同的右键菜单(图 2‑6)。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑6 几种不同图表元素的右键菜单

因此,在Excel中如果希望对某个对象进行基本的设置操作,右键菜单就是随叫随到的遥控器,用好右键可以省却很多寻找菜单路径的麻烦。

与右键菜单作用相似的还有浮动工具栏,这是Excel 2007版开始新增的功能,也是在选定对象以后点击右键的时候自动显示,可以用于设置对象的外观属性。图 2‑7中分别显示了选中单元格和图表时不同的浮动工具栏式样。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑7 浮动工具栏

1.2.3 私人定制

尽管有右键菜单和浮动工具栏的支援,但毕竟还是有些功能命令只有在功能区上才能找到,比如常用的数据有效性功能、删除重复项功能以及条件格式等。甚至还有些功能压根儿就没出现在常规的菜单界面当中,例如许多人有所耳闻却很少能够有幸谋面的“照相机”功能。Excel的功能区菜单栏就像是春晚的舞台,虽然时间很长舞台很大,但还是没法保证所有明星都能露上脸。

在这种客观条件下,积极发挥主观能动性记住一些个快捷键兴许还能帮上点忙,例如记得住<alt+d+p>(不是组合键,而是按顺序分别按键)的话,就不愁找不到数据透视表的生成向导[4]。但记忆大量的快捷键对于我等资质驽钝、生性慵懒之人未免还是要求过高,最好还是能有方便的途径可以让人不动脑筋的快速找到菜单命令。

所幸的是Excel确实留了一条后路,“自定义功能区”和“自定义快速访问工具栏”可以让您像Excel的开发人员一样定制属于自己的菜单栏。在功能区上面的空白位置点击右键,就能找到这两条自定义命令(图 2‑8)。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑8 两个自定义功能

备注:在Excel 2007版本中不能自定义功能区,只有自定义快速访问工具栏功能。

自定义快速访问工具栏的具体工作会在【Excel选项】对话框中来完成(见图 2‑9)。图 2‑9中靠左侧的列表框里显示了Excel当中所能提供的菜单命令,如果在上方的下拉选项中选择【所有命令】的话,就能有幸一览Excel内部庞大完整的功能体系。而右侧的列表框就好比是我们的淘宝购物车,接下来需要我们做的事情,就是把左侧列表当中那些中意的菜单命令添加到我们的“购物车”当中去。

当然了,即使是网购达人们也需要克制一下自己塞满购物车的欲望,在挑选菜单命令时尽量选择最实用的、最常用的功能,否则只会降低自定义工具栏的工作效率。

小提示:要在左侧长长的列表框中查找某个命令实属不易,但如果您知道这些命令名称是按英文字母以及中文拼音字母的顺序排列的,那么查找起来就像是使用手机通讯录一样简单。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑9 自定义快速访问工具栏

添加完成以后点击【确定】按钮,“购物车”里面满满的一篮子命令图标就会整整齐齐的自动码放在Excel的屏幕左上角(见图 2‑10)。这个默认位于功能区上方的狭长形区域就称为“快速访问工具栏”,英文简称QAT。有了它,可以方便用户快速的选取命令按钮,而不需要在种类繁多的功能区选项卡中花时间肉眼翻找。

如果您是打星际或DOTA出身,对“手速”有着不凡追求的话,可以通过选项设置(见图 2‑8),把这个工具栏的摆放位置下移至功能区的下方,这样离表格区域更近会更方便鼠标操作。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑10 快速访问工具栏(QAT)

“自定义功能区”是Excel 2010版开始新增的功能,它的使用方法与前面类似,同样也是在【Excel选项】对话框中进行操作,不同之处在于它的操作对象是功能区中的选项卡和命令组。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑11 自定义功能区

就像图 2‑11中显示的这样,要把自己需要的常用命令添加到功能区当中,需要先在右侧【新建选项卡】并【新建组】,然后就可以将命令按钮添加到自定义命令组当中。完成后的选项卡效果如同图 2‑12中所示。

学习Excel的科学之道-数据分析网

图 2‑12 自定义的选项卡和命令组

在这种高度自由定制的机制之下,Excel中的菜单(Menu)终于有了名副其实的味道,除了老面孔的“数据套餐”、“公式套餐”以外,还可以有自由搭配自选套餐的机会,从而满足不同人群的特殊需求。

综合以上这一整套体系,菜单操控方面实在是很难称得上是阻碍Excel学习和使用的一个现实屏障,搬开这只拦路的纸老虎,让我们把更多精力关注到Excel更有价值的内涵中。

[1] 迷你图,Excel 2010开始新增的功能,直接在单元格中绘制的简单图表。

[2] 属性,Property,编程领域中的概念,意指对象的外观、状态、内容取值等相关特征。

[3] 方法,Method,编程领域中的概念,意指对象可以执行的动作或操作。

[4] 【数据透视表和数据透视图向导】命令在Excel 2003以后的版本中不再出现在常规菜单当中。

 

本文摘自《Excel这么用就对了》,《Excel这么用就对了》是多年微软MVP的超级大牛方骥(@excel大全)的第一个个人作品,方老师这本书写作花费了整整3年时间,三易其稿,都是推倒了重新写作的那种。这本书是有一定思想的书,让读者掌握Excel表格应用之道,进而高效率解决实际工作问题。Excel作为PPT的最佳伴侣,搭配起来能让工作如虎添翼。作者以微软MVP10年经验告诉你别在错误的道路上越走越远!

原创文章,作者:数据特工,如若转载,请注明出处:《学习Excel的科学之道》https://www.afenxi.com/post/4055

banner
看过还想看
可能还想看
热点推荐
Yonghong的价值观:以卓越的数据技术为客户创造价值,实现客户成功。
免费试用