化繁为简,一招解决数据上报审批问题!

作者: admin  来源: 未知  时间:2020年04月24日

某集团要统计集团内部各个公司的资产状况。传统的做法是,做一张Excel表,将这份Excel文件通过邮件发送给一级子公司相关负责人。如果该一级子公司下属还有二级子公司,那么还要再将Excel文件邮件给二级子公司。当二级子公司返回填好的Excel文件时,先由一级子公司汇总,再发给集团总公司,集团总公司对所有一级公司上报的Excel进行汇总。这种靠邮件分发并回收Excel文件,再通过专门的人员进行手动汇总的工作方式,不仅耗时持久,造成人力浪费,而且容易造成疏漏错误。

那怎样才能更方便地实现资产数据的上报审批呢?既能将业务人员从Excel表格与邮件沟通中解救出来,又能及时完成数据收集的任务,同时保证收集到的数据的准确性。

这时,如果有一个流程,能够自动传递数据给特定的负责人进行审阅,并且自动收集上报来的数据,就可以完美解决上面的问题。

永洪流程审批,为您提供数据上报审批的解决方案。只要在永洪的产品中,做出上报表单,并设置您的审批过程,包括需要经过几个环节的审批,每个环节的审批人是谁,每个环节需要审批哪张表单中的数据。业务人员只需要在收到任务提醒时,在系统中填写表单并提交就可以了。接下来,一切只要交给自动化的流程引擎。相应的负责人就能收到业务人员填写的表单,而这些填写的数据会存储在数据库中。

下面,我们来详细介绍一下永洪流程审批可以解决哪些问题。

1、上报数据的审批

以我们文章开头的场景为例,向多个子公司收集他们的资产状况。子公司的人员填写,由自己的上级领导审批,无误后,上报给集团总公司。那么子公司A的资产数据,只能由子公司A的审批人知晓。同样,子公司B的资产数据,只能由子公司B的审批人知晓。子公司A不需要管子公司B有没有填写或者审批,只要他自己填好了,他的领导就可以看到。也就是说这个流程的第一个填写的环节有多个参与人,而第二个审批环节也有多个审批人。填写的人不同,审批的人也不同。如果有几十家子公司,难道要为这几十家公司,每个都单独做一个流程吗?这当然不是我们想要的。如果需要这么麻烦,就失去了使用自动化流程的意义。

当然不需要。永洪流程审批只需要一个流程就可以满足上报审批需要。

你只需要在一张Excel表中定义填写和审批的关系,并上传到永洪流程审批系统。
 

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然后在设置流程的审批环节时,选择你提前定义好的审批关系就可以了。
 

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如上图所示,小王填写的表单,只有小王的直接上级(小明)可以审批。

当小王、小刘、小李等多个人都收到填写的任务,需要上报资产状况时,他们各自的上报与审批都是互相平行互不干扰的,不需要担心小刘的领导也可以看到小王填写的数据。

2、多人同时审批

多人同时审批,是指当上报数据时,需要经过项目与部门审批。那么,我们可以让项目负责人和部门负责人同时审批。当填写的人提交后,项目负责人和部门负责人会同时收到审批任务,各自选择是批准还是驳回。
 

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我们可以定义一个审批通过的规则,例如,部门负责人和项目负责人都审批通过,才算审批通过,或者只要其中一个审批通过,就算审批通过。系统会自动根据我们设置的规则,自动判断是否被批准。

3、定时上报数据


有些数据需要每天都上报。如果系统可以自动启动流程,让每个人定时收到上报的任务,就省去了人为下发任务的环节,也可以避免遗忘。

要实现流程的定时启动很简单。只要将定时开始节点作为流程的起始点就可以了。

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例如,我们设置从2020年4月15日0点开始,每一天,就启动一次。这样,每天相关人员都会收到一个上报数据的待办任务。
 

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4、表单中某个字段的值决定下一审批人

在审批时,会遇到一种情况,即之后的审批路径要根据表单上某个值决定。

以下图的表单为例,当填写的报销数额过大时,部门经理审批通过后,还需要经过总监审批;如果数额较小,就无需总监审批。
 

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这个场景在永洪流程审批中能够轻松实现。只要给不同的审批路径设置不同的条件就可以了。系统会进行智能判断,满足哪个条件,就会采用哪条审批路径。
 

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简单示例,教你快速定制审批流程

了解永洪流程审批的特色以后,是不是也想赶快做一个自己的流程了?下面我们就以文章开头讲到的资产数据上报为例,看一下该怎么实现这样一个流程。

1、绘制流程

拖动节点到画布中,并用线将各个节点串联起来。

化繁为简,一招解决数据上报审批问题!

 

最终你会得到一个这样的流程图:
 

化繁为简,一招解决数据上报审批问题!


这个流程中涉及的元素:

开始:整个流程或子流程的起始。
结束:整个流程或子流程的结束。
用户任务:可以代表一个填写任务或者一个审批任务。
子流程:当我们需要10个子公司来上报时,每个子公司上报和审批都是相互独立的。这时我们可以把子公司上报和审批这个过程放在子流程中。当然,我们还需要设置子流程根据子公司的数量,复制成N份,这样就可以实现10个子公司的上报流程,且每个子公司的上报和审批过程是相互独立的。

 

2、设置每个节点填写/审批的表单

经过第一步,我们已经画出了想要的流程图。此时,我们还需要设置每个流程节点填写/审批的表单。

只要选中节点,在右侧设置面板中,点击添加表单的按钮,即可在弹出窗口中,选择需要填写或审批的表单。
 

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3、设置每个节点的审批人

在一个流程中,我们除了要确定流程的环节,每个环节审批的表单,还需要指定每个环节由谁来审批。

只要选中节点,在右侧设置面板中,点击添加审批人,即可在弹出窗口中,完成设置。

永洪流程审批支持三种审批人类型:

固定审批人:如果一个节点的审批人,不会根据前面节点填写人的变化而变化,那么就属于固定审批人。举例,A子公司填写的数据,B子公司填写的数据,都由总公司的同一个人进行审批,那么这个总公司的审批人就是固定审批人。

灵活审批人:当审批人随着前面填写人的变化而变化,这个审批人就属于灵活审批人。举例,A子公司填写的数据,有A子公司内部的人进行审批;B子公司填写的数据,由B子公司内部的人进行审批。这是审批节点的审批人就是灵活审批人。它会根据实际填写人的身份,自动变换审批人。

继承审批人:当审批人与当前子流程实例的审批人相同或者与主流程的发起人相同时,可以选择继承审批人。

4、为流程和节点添加注释

通过修改节点名称以及添加文本注释的方式,让你的流程图更加清晰易懂。

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经过上面的步骤,相信你已经能自己做出一个流程了。永洪流程审批,帮你摆脱数据上报审批的困境,简化冗长繁琐的审批过程,提高审批效率。

 

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